Действительно, привлекая к судебному производству помощников, вы должны оформить их надлежащим образом. Судебное заседание — регламентированный законом процесс, а такой стороны как «друг» в нем не предусмотрено. Если вам необходим помощник, вы действительно должны оформить его полномочия как представителя. Если вы сами участвуете в процессе вместе с ним, то оформлять доверенность не было необходимости и действительно, было достаточно заявить ходатайство о допуске представителя. Его можно было заявить устно, с занесением в протокол судебного заседания, либо предоставить письменное заявление судье (согласно п. 6 ст. 53 ГПК РФ).